Cada día utilizo menos el e-mail como medio de comunicación, sin embargo, a pesar del poco uso que le doy estoy consciente que algunas ocasiones es la única manera de comunicarme con ciertas personas. Mi primer cuenta de correo la obtuve hace casi 12 o 13 años, gracias al proveedor de Internet que contraté en ese entonces, luego obtuve una cuenta gratuita de Correoweb ahora desaparecido, y después obtuve mi primer cuenta de Hotmail que me quitaron por hacer mal uso de ella. Hace 7 años obtuve otra cuenta de Hotmail que es la que actualmente, pero nunca tuve la necesidad de enviar correos a más de 300 personas, que los correos salieran de una cuenta de Hotmail y que además estuvieran personalizados.
Hoy surgió ese reto que yo pensé sería más complicado pero no, en realidad es sencillísimo y únicamente necesité mi cuenta de Hotmail, Word 2007 y Outlook 2007.
NOTA: No sé si funcione con versiones anteriores ya que nunca había tenido la necesidad de hacer esto, además el office que tengo instalado está en Español por lo que no sé en otros idiomas como vengan las opciones.
Reto: Mandar cartas a 300 destinatarios desde una cuenta de Hotmail y que cada carta tuviera el nombre de la persona y una clave única entre otros datos personales. La carta debe tener un contenido que sea el mismo para todos exceptuando los datos citados anteriormente. Evitar tener que escribir 300 veces la misma carta y colocar el nombre de la persona.
Solución:
Antes de empezar a dar la solución debo advertir que la lista de destinatarios estaba en una hoja de Excel. En la primer columna contenía el nombre del destinatario, en la segunda columna tenía el correo electrónico, en la tercer columna tenía su clave única y en la cuarta columna tenía el nombre del lugar de exposiciones en el que conocí a la persona.
Así tenía el archivo de Excel
Paso 1. Abrir Outlook (si ya has abierto Outlook puedes saltarte este paso Ja ja ja)
Paso 2. Dar clic en la opción Outlook Connector y seleccionar la opción Agregar una cuenta nueva
Paso 3. Escribir la dirección de Hotmail y la contraseña, así como el nombre que quieras que aparezca al destinatario cada que recibe un correo tuyo y dar clic en Aceptar
Paso 4. En el menú Herramientas dar clic en Opciones y después en la pestaña Configuración de correo. Encontrarás un botón con la leyenda Cuentas de correo electrónico
Paso 5. Ahora la nueva cuenta que agregaste debe quedar hasta arriba en la lista para que sea la predeterminada y cuando se envíen los correos salgan por la cuenta de Hotmail.
Paso 6. Hasta aquí quedó configurado Outlook para que puedas enviar y recibir correo desde Hotmail. Ahora abrimos Word y buscamos la pestaña Correspondencia que en lo personal nunca había visto y no había tenido tiempo si quiera de picarle ni por error.
Paso 7. Damos clic en Iniciar combinación de correspondencia y seleccionamos Mensajes de correo electrónico
Paso 8. En la opción Seleccionar destinatarios debemos dar clic en Usar lista existente y seleccionamos el archivo de Excel que tiene las claves de los destinatarios
Paso 9. Nos solicitará que seleccionemos la hoja que contiene los correos, en mi caso fue la hoja 1
Paso 10. Damos clic en Insertar línea de saludo y la configuramos diciéndole que la primer columna contiene el nombre de la persona.
Paso 11. Redactar el mensaje que es común para todos y en caso de desear agregar algún dato en particular que está contenido en la hoja de Excel únicamente damos clic en Insertar campo combinado y seleccionamos el dato que deseamos agregar. En mi caso seleccione clave única que es un dato particular para cada destinatario.
Paso 12. Finalmente después de terminar el contenido del mensaje damos clic en Finalizar y combinar y seleccionamos Enviar mensajes de correo electrónico.
Paso 13. en la ventana que se abre seleccionamos la columna que contiene el correo, el asunto del correo y damos clic en Aceptar.
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